Forum Forum archiwistyczne Strona Główna Forum archiwistyczne
Forum archiwistyczne dla archiwistów
 
 FAQFAQ   SzukajSzukaj   UżytkownicyUżytkownicy   GrupyGrupy   RejestracjaRejestracja 
 ProfilProfil   Zaloguj się, by sprawdzić wiadomościZaloguj się, by sprawdzić wiadomości   ZalogujZaloguj 

archiwum zakładowe-proszę o pomoc

 
Napisz nowy temat   Odpowiedz do tematu    Forum Forum archiwistyczne Strona Główna -> Problematyka archiwistyczna
Zobacz poprzedni temat :: Zobacz następny temat  
Autor Wiadomość
Marla



Dołączył: 12 Maj 2009
Posty: 3

PostWysłany: Wto Maj 12, 2009 8:32 am    Temat postu: archiwum zakładowe-proszę o pomoc Odpowiedz z cytatem

Witam,
Muszę zorganizować tj. doprowadzić do normalnego funkcjonowania archiwum zakładowe w jednostce państwowej. Dodam, że jednostka ta istnieje ponad 50 lat. Kiedyś było w jednostce archiwum z prawdziwego zdarzenia tj. prawidłowy opis teczek, spisy itp. W obecnej chwili archiwum wygląda jak jedno wielkie nieporozumienie albo niezrozumienie tematu moich poprzedników co do wagi dokumentacji w nim składowanej a co najważniejsze braku porządku i ładu w nim. Zaczęłam od segregacji dokumentów tych archiwalnym i tych przeznaczonych do brakowania bowiem w archiwum znajduje się dosłownie wszystko! Kilka lat temu ktoś posegregował dokumenty zrobił spisy itp. niestety niedawno w pomieszczeniach byl remont i wszystkie dokumenty zostały z półek zrzucone na jedno miejsce co sprawiło, że teraz dostaję pomieszania z poplątaniem bo próbuję docieć jak to uporządkować by było dobrze. Nie mogę doszukać się podstaw prawnych funkcjonowania tego archiwum, instrukcji kancelaryjnej oraz jednolitego wykazu akt.
Znalazłam tylko jakieś wybiorcze pisma dotyczące takich urgulowań ale niestety nie mówią zbyt wiele.
Proszę o pomoc w następujących kwestiach:
- opracowałam regulamin archiwum zakładowego czy ktoś musi go zatwierdzać oprócz dyrektora?
-opracowałam instrukcję kancelaryjną ale mam problem z jednolitym rzeczowym wykazem akt bowiem nie wiem jak zrobić by te symbole i oznaczenia ktore funkcjonują w jednostce dalej funkcjonowały. Dodam, że mam wątpliwość czy powinnam stosować się do wykazu akt z rozporządzenia PRM w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych bo takie nas obowiązuje czy stworzyć coś własnego wg struktury tam pokazanej ale pod nasz zakład. Jeśli tak to czy muszę zgłaszać instrukcję i wykaz akt typowych do zaopiniowania do właściwego archiwum państwowego (gdzieś tak czytałam)???

Proszę, a wręcz błagam;) o wskazówki i porady w sprawie wyżej opisanej.

Pozdrawiam
Powrót do góry
Zobacz profil autora Wyślij prywatną wiadomość
archiwariusz



Dołączył: 29 Mar 2007
Posty: 1896

PostWysłany: Wto Maj 12, 2009 10:32 am    Temat postu: archiwum zakładowe-proszę o pomoc Odpowiedz z cytatem

Cóż... opisany tutaj problem wcale nie należy do rzadkości! Do podstawowych normatywów kancelaryjnych należy instrukcja kancelaryjna i stanowiąca do niej załącznik instrukcja archiwalna oraz wykaz akt, które to normatywy muszą zostać zaopiniowane przez AP. W przypadku braku własnego wykazu akt można jak najbardziej skorzystać z wykazu akt jednostki nadrzędnej. Natomiast w momencie posiadania instrukcji archiwalnej opracowywanie regulaminu archiwum zakładowego wydaje mi się zbędne. Wiele niezbędnych informacji można znaleźć na stronie AP w Krakowie http://www.archiwum.krakow.pl/menu.php Poza tym opracowywaniem normatywów kancelaryjnych zajmuje się m. in. Stowarzyszenie Archiwistów Polskich http://www.sap.waw.pl/ , które wydaje kwartalnik "Archiwista Polski", gdzie w "ABC archiwisty zakładowego" można znaleźć obowiązujące aktualnie przepisy. Polecam jego prenumeratę. Poza tym wszystkie ważniejsze przepisy można znaleźć w oprac. J. Górala "Archiwa. Przepisy prawne" lub w Internetowym Systemie Aktów Prawnych http://isip.sejm.gov.pl . Dobrze byłoby też zaopatrzyć się w jeden z poradników kancelaryjno-archiwalnych i pomyśleć o kursie archiwalnym (może przełożeni zasponsorują?) Na koniec z wrodzoną sobie skromnością polecam lekturę moich artykułów dotyczących opisanych tutaj problemów na łamach niniejszego serwisu.
_________________
Arkadiusz Zając
Powrót do góry
Zobacz profil autora Wyślij prywatną wiadomość
Marla



Dołączył: 12 Maj 2009
Posty: 3

PostWysłany: Wto Maj 12, 2009 11:16 am    Temat postu: Odpowiedz z cytatem

dziękuję bardzo za szybką odpowiedźWink
Na pierwsze szkolenie wybieram się za tydzień więc pewnie dowiem się sporo ciekawych rzeczy. Dziękuję za wskazówki co do materiałów z których z pewnością skorzystam;)
Mam tylko jeszcze jedno pytanie co do wykazu akt. Czy taki wykaz mam napisać od nowa wzorując się na rozporządzeniu lub wykazie akt z jednostki nadrzędnej (jeśli taki uda mi się zdobyć) czy mogę zrobić to w ten sposób że wybiórczo dla każdej komórki spiszę wg rozporządzenia numerację kat akt w zależności od tego jaką one wytwarzają ( znalazłam dokument sformułowany w taki sposób sprzed kilkunastu lat ale numeracja tam zastosowana nie wiem skąd się wzięła i do czego się odnosi bowiem brak jest innych materiałów źródłowych na te chwilę).
Mam nadzieję, że jak przebrnę przez ten gąszcz przepisów dot.archiwistyki nie będę już zadawać takich głupich pytańWink Pozdrawiam
Powrót do góry
Zobacz profil autora Wyślij prywatną wiadomość
archiwariusz



Dołączył: 29 Mar 2007
Posty: 1896

PostWysłany: Wto Maj 12, 2009 12:48 pm    Temat postu: archiwum zakładowe-proszę o pomoc Odpowiedz z cytatem

Szczerze odradzam robienie wykazu akt samemu, jest to dosyć trudne i odpowiedzialne zadanie, które najlepiej zlecić SAP-wi lub komuś z AP. Pozwoliłem sobie wkleić do tego postu mój artykuł o wykazie akt, który powinien wyjaśnić wątpliwości.

Podstawową pomocą kancelaryjną przy brakowaniu dokumentacji jest wykaz akt, określający jej kategorię archiwalną oraz terminy przechowywania poszczególnych rodzajów dokumentacji niearchiwalnej.

Wykaz akt jest uzgadniany każdorazowo z Naczelną Dyrekcją Archiwów Państwowych, niektóre zakłady pracy mogą też opracowywać wykaz akt samodzielnie, przy pomocy właściwych terytorialnie archiwów państwowych. Natomiast w przypadku gdy dana jednostka organizacyjna nie posiada wykazu akt, należy skorzystać z wykazu jednostki tej samej lub podobnej branży. Przykładowe wykazy akt typowych są wydawane przez odpowiednie władze archiwalne, ostatnia edycja wykazu stanowi załącznik do Rozporządzenia Ministra Kultury z 16 września 2002 r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz. U. Nr 167, poz. 1375).
W świetle ostatniej definicji wykazem akt nazywamy usystematyzowany zbiór haseł rzeczowych, zgodnie z którym rejestruje się pisma, łączy się je w sprawy, sprawy w grupy, grupy zaś w jednostki fizyczne (teczki), a także układa akta podręczne (registraturę) oraz dokumentację w archiwum bieżącym, i według którego należy odtwarzać układ pierwotny w archiwach historycznych. Natomiast rolę kwalifikatora archiwalnego wykaz akt pełni niejako przy okazji i tylko w odniesieniu do dokumentacji aktowej.
Jednolity rzeczowy wykaz akt współcześnie jest podzielony na cztery kolumny, z których pierwsza o nazwie „SYMBOLE KLASYFIKACYJNE” zawiera symbolikę odzwierciedlającą dziesiętny system sygnowania, druga o nazwie „HASŁA KLASYFIKACYJNE” zawiera hasła będące wynikiem systematyzacji dokumentacji według określonych kryteriów, trzecia kolumna o nazwie „KATEGORIE DOKUMENTACJI” podaje wartość archiwalną dokumentacji, zaś czwarta o nazwie „UWAGI”, jak sama nazwa wskazuje, przeznaczona jest właśnie na uwagi i komentarze.
Pomimo istnienia przykładowego wykazu akt niektóre jednostki organizacyjne nie dysponują w dalszym ciągu własnymi wykazami, wskutek czego w jednostkach tych akta narastają w poszczególnych komórkach organizacyjnych, tytuły teczek często nie odzwierciedlają ich zawartości, a kwalifikacja archiwalna pozostawia wiele do życzenia. W tej sytuacji często materiały o wartości trwałej łączone są z dokumentacją niearchiwalną w tych samych teczkach. Tymczasem zgodnie z instrukcją kancelaryjną i wykazem akt w teczkach należy grupować pisma tej samej kategorii. W przypadku połączenia w jednej teczce materiałów archiwalnych z dokumentacją niearchiwalną, całą teczkę należy zakwalifikować do kat. „A”. Natomiast w przypadku połączenia w jednej teczce akt kat. „B” o różnym okresie przechowywania, całą teczkę należy zakwalifikować do kategorii archiwalnej o najdłuższym czasokresie.
Rzeczowy wykaz akt odzwierciedla podział całości klasyfikowanej dokumentacji na dziesięć grup rzeczowych, nazywanych klasami (poziomami, podgrupami), oznaczonych cyframi od 0-9. Każda z klas pierwszego stopnia dzieli się na dziesięć klas drugiego stopnia, oznaczanych już symbolem złożonym z liczb dwucyfrowych, z których pierwsza jest symbolem pierwszego stopnia, zaś druga oznacza klasę drugiego stopnia. Każda z klas drugiego stopnia może zostać również podzielona na dziesięć klas trzeciego stopnia.
Wraz z poszerzaniem zakresu kompetencji danej jednostki organizacyjnej można rozbudowywać klasy dalszych stopni, co oznacza możliwość włączenia do wykazu nowych teczek akt. Jednolity rzeczowy wykaz akt pozwala zatem na bezkolizyjne wprowadzenie uzupełnień bez konieczności zmiany całego wykazu.
Opracowanie wykazu akt znajduje się w zakresie kompetencji komórki organizacyjnej, natomiast kierownik archiwum zakładowego powinien służyć radą przy jego sporządzaniu oraz kwalifikowaniu akt do odpowiednich kategorii archiwalnych. W związku z tym wykaz akt powinien posiadać logiczną budowę, co oznacza iż hasła główne powinny być nadrzędne, każda teczka akt powinna być hierarchicznie zaszeregowana a każde hasło wykazu (tytuł teczki) niższego rzędu powinno nawiązywać do hasła wyższego rzędu. Każdy rzeczowy wykaz akt powinien odzwierciedlać specyfikę danej branży, aby w razie konieczności można było wprowadzić nowe hasła bez potrzeby jego przebudowy. Każda pozycja wykazu powinna być też ściśle rozgraniczona treściowo w sposób uniemożliwiający przydzielenie tych samych akt spraw do dwóch różnych teczek. W związku z tym w wykazie akt należy unikać zbyt ogólnikowych haseł, które mogłyby budzić wątpliwości co do klasyfikacji archiwalnej. Wykaz akt nie powinien też być nadmiernie rozbudowany, gdyż tworzenie zbyt dużej liczby teczek, zwłaszcza w małych zakładach, utrudnia pracę.

Źródło wiedzy: Robótka H., Co o wykazach akt wiedzieć należy (część III), w: ABC archiwisty zakładowego, Archiwista Polski, nr 1 (45), Bydgoszcz 2007, s. 63.

Na zakończenie dodam, że nie ma tutaj głupich pytań, zarówno mi, jak i o wiele bardziej doświadczonym archiwistom zakładowym i państwowym zdarzają się wpadki, ostatecznie "Erarre humanum est" (mylić się jest rzeczą ludzką). Po prostu albo się coś wie, albo nie, i wtedy trzeba zapytać! Smile
_________________
Arkadiusz Zając
Powrót do góry
Zobacz profil autora Wyślij prywatną wiadomość
Archiwista z Pomorza
Gość





PostWysłany: Sro Maj 13, 2009 2:05 pm    Temat postu: Odpowiedz z cytatem

To co zostało napisane to oczywiście prawda. Ale jednak teoria. Praktyka wskazuje, iż dobry wykaz akt rodzi się w bólach. Opracowany wykaz, wprowadzony do stosowania jeszcze powinien podlegać weryfikacji. I powinien być dokumentem "żywym".
Ale zastanowiło mnie jedno w przedstawianym problemie:
...doprowadzić do normalnego funkcjonowania archiwum zakładowe w jednostce państwowej...
i
...czy powinnam stosować się do wykazu akt z rozporządzenia PRM w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych bo takie nas obowiązuje...

Samorząd a jednostka państwowa?

Bliższe wyjaśnienia co to za firma pozwoliloby udzielić konkretnej pomocy.
Powrót do góry
Marla



Dołączył: 12 Maj 2009
Posty: 3

PostWysłany: Pią Maj 15, 2009 7:53 am    Temat postu: Odpowiedz z cytatem

Przepraszam za niespójność w informacjach o zakładzie. Nasza jednostka jest zakładem budżetowym funkcjonującym jako jednostka organizacyjna urzędu miasta.

Prawdopodobnie wykaz będę musiała zrobić sama bowiem są nikłe szanse na zlecenie tego jakiemuś profesjonalnemu archiwiście;-/

Sporo czytam na ten temat ale póki co mam wątpliwości jak zabrać się do tematu by zrobić to dobrze a nie jak bywa to często zrobić kawał dobrej ale nikomu niepotrzebnej roboty;)

Dzięki za dotychczasową pomoc w temacie
Powrót do góry
Zobacz profil autora Wyślij prywatną wiadomość
archiwariusz



Dołączył: 29 Mar 2007
Posty: 1896

PostWysłany: Pią Maj 15, 2009 9:04 am    Temat postu: archiwum zakładowe-proszę o pomoc Odpowiedz z cytatem

Cóż... obawiam się, że niewiele więcej mogę pomóc. Tak jak napisał Archiwista z Pomorza, wykaz akt rodzi się w bólach. Jego zrobienie wymaga dobrej znajomości dokumentacji wytwarzanej w poszczególnych komórkach org., dlatego wymaga konsultacji z ich pracownikami. Poza tym prawdą jest, że wykaz akt powinien być w pewnym sensie "żywy" tzn. stwarzać warunki do jego rozbudowy. Od siebie mogę tylko załączyć kanon literatury archiwalnej archiwisty zakładowego, który powinien być tym bardziej pomocny, że jak się zorientowałem, mamy do czynienia z adeptem archiwistyki.

Współcześnie na rynku dostępnych jest cały szereg poradników kancelaryjno-archiwalnych, które nie zawsze zawierają rzetelne informacje. W związku z tym prezentuję literaturę archiwalną dotyczącą przedpola archiwalnego.

Wymienione pozycje stanowiły, obok przepisów archiwalnych i artykułów, podstawę mojej pracy magisterskiej pt. „Model nowoczesnego archiwum zakładowego w świetle literatury archiwalnej”.


W okresie międzywojennym ukazało się nakładem Wydawnictwa Kursów Archiwalnych dziewięć opracowań poświęconych poszczególnym zagadnieniom. Wymienię je tutaj kolejno:
• Gustaw Kaleński, Brakowanie akt.
• Stefan Stosyk, Przepisy kancelaryjne dla urzędów administracji publicznej w teorii i praktyce.
• Tadeusz Manteuffel, Wykaz akt - wskazówki praktyczne.
• Adam Moraczewski , Szycie akt – wskazówki praktyczne.
• Wiesław Siewierski, Rejestracja spraw i obieg akt w urzędach.
• Ryszard Przelaskowski, Program prac wewnętrznych w archiwach nowożytnych.
• Stanisław Stosyk, Przepisy o przechowywaniu akt.
• Adam Moraczewski, Zakładanie i prowadzenie akt.
• Gustaw Kaleński, Prowadzenie składnicy akt. Wskazówki praktyczne.


Swoją pracę „Prowadzenie składnicy akt. Wskazówki praktyczne.” pisał Kaleński z myślą o pracownikach składnic akt ówczesnych urzędów państwowych. Jednak jego ustalenia, mimo upływu czasu, są nadal aktualne.


Po II wojnie światowej ukazały się dwie prace, będące jednak w mniejszym lub większym stopniu, powieleniem ustaleń Kaleńskiego. Są to: Romana Kaczmarka „Składnica akt. Wskazówki praktyczne dla pracowników składnic akt.” oraz Romana Szczepaniaka „Archiwum zakładowe”.


Powyższe prace stanowią kanon archiwisty zakładowego. Oprócz nich istnieje całe mnóstwo różnych poradników, z których większość jest pisana przez rzeczywiście fachowych archiwistów i stanowi bardzo wartościowe kompendia. Żyjemy jednak w czasach, w których każdy publikuje co chce, o ile tylko ma pieniądze, i niektóre z nich powstają w pośpiechu, w celach komercyjnych, a wówczas łatwo o błąd. Poza tym zdarzają się poradniki pisane przez niewłaściwych ludzi, które często po prostu wprowadzają w błąd.


Na szczęście każdy z nich jest zaopatrzony w bibiografię, co pozwala zweryfikować zawarte w nim informacje. Informacja jest bowiem wtedy wiarygodna, gdy daje się zweryfikować. Wydaje się, że najbardziej miarodajne są tutaj przepisy archiwalne, które w odróżnieniu od opracowań stanowią dla archiwistów źródła, a z którymi można zapoznać się na łamach niniejszego serwisu w dziale Prawo. Dodać trzeba, że najważniejsze przepisy archiwalne zawarte są również w zbiorze Jerzego Górala „Archiwa. Przepisy prawne”.


Na zakończenie muszę wspomnieć o słownikach archiwalnych. Wymienić tutaj trzeba przede wszystkim Polski Słownik Archiwalny pod red. W. Maciejewskiej z lat 70-tych ubiegłego wieku, który powinien znajdować się w biblioteczce podręcznej każdego archiwum. Definicje dotyczące podstawowych pojęć archiwalnych zawiera także słownik na łamach niniejszego serwisu. Smile
_________________
Arkadiusz Zając
Powrót do góry
Zobacz profil autora Wyślij prywatną wiadomość
Archiwista z Pomorza
Gość





PostWysłany: Pią Maj 15, 2009 2:29 pm    Temat postu: Odpowiedz z cytatem

Jeżeli nie jest to tajemnica to proszę o nazwę firmy. Może wtedy Będę mógł coś więcej podpowiedzieć.
Powrót do góry
mtkol



Dołączył: 30 Lis 2016
Posty: 26

PostWysłany: Pon Lip 10, 2017 11:27 pm    Temat postu: Odpowiedz z cytatem

Też chciał bym wiedzieć.
Powrót do góry
Zobacz profil autora Wyślij prywatną wiadomość
Wyświetl posty z ostatnich:   
Napisz nowy temat   Odpowiedz do tematu    Forum Forum archiwistyczne Strona Główna -> Problematyka archiwistyczna Wszystkie czasy w strefie CET (Europa)
Strona 1 z 1

 
Skocz do:  
Nie możesz pisać nowych tematów
Nie możesz odpowiadać w tematach
Nie możesz zmieniać swoich postów
Nie możesz usuwać swoich postów
Nie możesz głosować w ankietach


Powered by phpBB © 2001, 2005 phpBB Group
archiwum, archiwum zakładowe regały archiwum archiwum archiwum zakładowe archiwum